Bij de oprichting van een BV, NV of CV is een notaris wettelijk verplicht, en ook elke latere statutenwijziging van die rechtsvormen loopt via de notaris. Een VOF, CommV, maatschap of VZW richt je daarentegen op met een onderhandse akte, zonder tussenkomst van een notaris.
Dat onderscheid klinkt eenvoudig, maar in de praktijk zorgt het voor veel vragen. Wanneer moet je wél naar de notaris? Wanneer niet? En wat moet er daarna nog gebeuren voordat jouw beslissing geldig is tegenover klanten, leveranciers en de overheid? Dit artikel geeft je een helder antwoord, stap voor stap.
In het kort
- Een notariële akte is verplicht bij de oprichting van een BV, NV of CV, en bij elke statutenwijziging van die rechtsvormen.
- VOF, CommV, maatschap en VZW kunnen worden opgericht met een onderhandse akte, zonder notaris.
- Benoeming of ontslag van bestuurders en zaakvoerders vereist geen notaris, maar wel neerlegging en publicatie in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
- Zonder publicatie in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad is een wijziging niet tegenwerpelijk aan derden: buitenstaanders hoeven er geen rekening mee te houden.
- Bij onderhandse akten en gewone besluiten regel je de neerlegging en publicatie zelf, of je besteedt dat uit aan een gespecialiseerd platform.
Voor welke rechtsvormen is een notaris verplicht bij oprichting?
De verplichting hangt af van de rechtsvorm die je kiest. Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) maakt een duidelijk onderscheid.
| Rechtsvorm | Notaris bij oprichting | Notaris bij statutenwijziging |
|---|---|---|
| BV (besloten vennootschap) | Ja | Ja |
| NV (naamloze vennootschap) | Ja | Ja |
| CV (coöperatieve vennootschap) | Ja | Ja |
| VOF (vennootschap onder firma) | Nee | Nee |
| CommV (commanditaire vennootschap) | Nee | Nee |
| Maatschap | Nee | Nee |
| VZW (vereniging zonder winstoogmerk) | Nee | Nee |
Bij een BV en NV is naast de notariële akte ook een financieel plan verplicht bij de oprichting. Dat plan beschrijft hoe de vennootschap de eerste jaren financieel kan overleven. De notaris bewaart dit document.
Rechtsvormen waarbij je zonder notaris kan oprichten
Voor een VOF, CommV, maatschap of VZW werk je met een onderhandse akte. Dat is een document dat je zelf of samen met een adviseur opstelt, zonder notaris. Je vindt meer informatie over de publicatie van een VOF-oprichting op onze pagina voor de oprichting van een VOF, en voor een CommV op de pagina voor de oprichting van een CommV. VZW-bestuurders vinden de specifieke stappen op de pagina voor de oprichting van een VZW.
Wanneer is een notaris verplicht bij een statutenwijziging?
Statuten zijn de spelregels van jouw vennootschap of vereniging. Ze beschrijven onder andere de naam, de zetel, het doel en de bevoegdheden van bestuurders.
Wil je die spelregels aanpassen? Dan hangt het opnieuw af van de rechtsvorm.
- BV, NV of CV: elke wijziging van de statuten vereist een notaris. De aandeelhouders of vennoten komen samen in een buitengewone algemene vergadering. De notaris stelt een authentieke akte op van de beslissingen die daar worden genomen.
- VOF, CommV of VZW: een statutenwijziging kan onderhands, zonder notaris. De vennoten of leden nemen een beslissing, leggen die schriftelijk vast en zorgen daarna zelf voor de neerlegging en publicatie.
Meer details over het publiceren van een statutenwijziging vind je in ons kennisbankartikel over statutenwijziging en het Belgisch Staatsblad.
Wat vereist geen notaris, maar wel een publicatie?
Niet elke wijziging in jouw vennootschap of VZW is een statutenwijziging. Voor een aantal veelvoorkomende beslissingen heb je geen notaris nodig, maar je moet wel de juiste procedure volgen.
Voorbeelden van wijzigingen zonder notaris:
- Benoeming of ontslag van een bestuurder of zaakvoerder
- Zetelwijziging (als de statuten dat toelaten en je binnen hetzelfde taalgebied blijft)
Bij deze beslissingen zijn drie stappen altijd verplicht:
- Een geldige beslissing van het juiste orgaan, bijvoorbeeld de raad van bestuur of de algemene vergadering.
- Neerlegging bij de griffie van de ondernemingsrechtbank, de rechtbank die dossiers van vennootschappen en verenigingen beheert.
- Publicatie in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, de officiële bijlage van het Staatsblad waar alle verplichte bekendmakingen van vennootschappen en verenigingen verschijnen.
Zonder die publicatie is de beslissing niet tegenwerpelijk aan derden. Dat betekent dat klanten, leveranciers en andere buitenstaanders er wettelijk geen rekening mee hoeven te houden. Een nieuwe zaakvoerder die nog niet gepubliceerd is, kan in de praktijk problemen ondervinden bij het tekenen van contracten of het openen van een bankrekening.
Wat doet de notaris, en wat moet je zelf regelen?
Bij een notariële akte verzorgt de notaris doorgaans ook de neerlegging bij de griffie en de publicatie in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Dat is een groot voordeel: je hoeft die stappen zelf niet op te volgen.
Bij onderhandse akten en gewone besluiten, zoals een bestuurderswissel of een zetelwijziging, ligt dat anders. Dan moet je zelf:
- het besluit correct opstellen,
- het neerleggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank,
- en de publicatie aanvragen in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
Dat kan je zelf doen, maar het vraagt kennis van de juiste formulieren en procedures. Je kan dit ook uitbesteden aan een gespecialiseerd platform. Op onze pagina voor BV-publicaties en VZW-publicaties vind je een overzicht van wat wij voor jou kunnen afhandelen.
Voor een volledig beeld van de oprichtingsprocedure en wat er na de notaris nog moet gebeuren, lees je ons kennisbankartikel over de oprichtingsakte en het Belgisch Staatsblad.
Hoeveel kost een notaris, en wat zijn de publicatiekosten?
Notariskosten verschillen per dossier. Ze hangen af van de complexiteit van de akte, de rechtsvorm en de specifieke afspraken die worden vastgelegd. Voor een correcte raming neem je best contact op met een notariskantoor.
Voor de publicatiekosten in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad verwijzen wij naar onze kostenpagina. Daar vind je een overzicht van de officiële Staatsbladkost en de servicekost van ons platform.
Stap voor stap: wat doe je na de notaris of na een onderhands besluit?
Na een notariële akte (BV, NV, CV)
- De notaris legt de akte neer bij de griffie van de ondernemingsrechtbank.
- De vennootschap krijgt een ondernemingsnummer van de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).
- De notaris vraagt de publicatie aan in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
- De publicatie verschijnt en de oprichting of wijziging is tegenwerpelijk aan derden.
Na een onderhands besluit (VOF, CommV, VZW of bestuurderswissel bij een BV)
- Stel het besluit correct op en laat het ondertekenen door de bevoegde personen.
- Leg het neer bij de griffie van de ondernemingsrechtbank.
- Vraag de publicatie aan in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, zelf of via een platform.
- Volg de status op totdat de publicatie verschijnt.
Wil je de publicatie volledig online regelen? Dat kan via onze aanvraagpagina.
