Privacybeleid

Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens op dit platform is:

• Rechtspersoon: LeadService CommV
• Ondernemingsnummer: 0821.029.477
• Adres: Bloemistenstraat 11 bus 01, 8500 Kortrijk
• Telefoon: +32 56 61 56 53
• E-mail: info@publicatie-belgisch-staatsblad.be

Welke gegevens we verwerken

Wij verwerken enkel de gegevens die nodig zijn om je publicatie voor te bereiden, neer te leggen en op te volgen, en om onze wettelijke verplichtingen na te komen:

• Gegevens van de aanvrager: naam, e-mailadres en telefoonnummer, en de communicatie die je met ons voert.
• Gegevens van de vennootschap of VZW: onder meer naam, ondernemingsnummer, zetel, rechtsvorm en de inhoud van de te publiceren wijziging.
• Gegevens van mandatarissen (bestuurders, zaakvoerders, vennoten, commissarissen, vereffenaars): naam en voornaam, rijksregisternummer en woonadres (domicilie). Deze gegevens zijn wettelijk vereist voor de neerleggingsformulieren bij de ondernemingsrechtbank; naam en adres kunnen ook deel uitmaken van de tekst die in het Belgisch Staatsblad verschijnt.
• Betaalgegevens: je betaling verloopt via Stripe. Wij zien en bewaren zelf geen kaart- of rekeninggegevens; wij ontvangen enkel de bevestiging van de betaling en de facturatiegegevens.
• Geüploade documenten: verslagen, voorstellen en andere stukken die je in het kader van je dossier oplaadt.

Lever je gegevens aan van andere personen (bijvoorbeeld de bestuurders van je vennootschap of VZW), dan sta je ervoor in dat je die gegevens mag doorgeven en informeer je die personen over dit privacybeleid.

Doeleinden en rechtsgrond

Wij gebruiken je gegevens voor de volgende doeleinden, telkens op basis van een rechtsgrond uit de AVG:

• Uitvoering van de overeenkomst: je publicatie voorbereiden, de volmacht bezorgen, het dossier neerleggen, de betaling verwerken en je op de hoogte houden van de voortgang.
• Wettelijke verplichtingen: de gegevens vermelden die de neerleggings- en publicatiewetgeving vereist, en onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen naleven.
• Gerechtvaardigd belang: de beveiliging van het platform en de opvolging van vragen en klachten.

Wij gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering en verkopen ze nooit aan derden.

Openbare publicatie in het Belgisch Staatsblad

Wees je bewust van de kern van onze dienst: de gegevens die wettelijk gepubliceerd moeten worden, maken wij op jouw verzoek over aan de ondernemingsrechtbank en het Belgisch Staatsblad, en die worden daar per definitie openbaar. Een publicatie in het Belgisch Staatsblad is voor iedereen raadpleegbaar en blijft dat ook. Wij hebben geen controle over die openbare databanken en kunnen een verschenen publicatie niet aanpassen of verwijderen; dat kan enkel via de wettelijk voorziene procedures, zoals een verbeterende publicatie.

Met wie we gegevens delen

Wij delen je gegevens enkel met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren:

• FOD Justitie / het Belgisch Staatsblad en de ondernemingsrechtbank: de ontvangers van de neerlegging en de te publiceren gegevens. Dit zijn overheidsinstanties die de gegevens als zelfstandige verantwoordelijken verder verwerken.
• Vercel: hosting van deze website.
• Supabase: databank en bestandsopslag voor de dossiers en geüploade documenten.
• Stripe: verwerking van de onlinebetalingen.
• Hostinger: ons e-mailverkeer.
• Just Act: de elektronische volmacht die je ondertekent voor de neerlegging.

Met dienstverleners die in onze opdracht gegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Sommige van deze dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken; in dat geval gebeurt dat met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen.

Hoelang we gegevens bewaren

Wij bewaren dossiergegevens zolang dat nodig is voor de uitvoering en opvolging van je publicatie, en daarna zolang wettelijke verplichtingen dat vereisen. Facturen en boekhoudkundige stukken bewaren wij zeven jaar, conform de boekhoudwetgeving. Daarna verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.

Gegevens die in het Belgisch Staatsblad zijn verschenen, blijven per definitie openbaar; daarop hebben onze bewaartermijnen geen invloed.

Hoe we gegevens beveiligen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen: versleutelde verbindingen (https), beveiligde opslag bij onze dienstverleners en toegang beperkt tot wie de gegevens nodig heeft voor je dossier. Gevoelige gegevens zoals rijksregisternummers gebruiken wij uitsluitend voor de wettelijk verplichte neerleggingsformulieren.

Jouw rechten

Onder de AVG heb je het recht op inzage in je persoonsgegevens, op verbetering van onjuiste gegevens, op wissing, op beperking van de verwerking, op bezwaar tegen bepaalde verwerkingen en op overdraagbaarheid van je gegevens. Je oefent deze rechten uit door een e-mail te sturen naar info@publicatie-belgisch-staatsblad.be; wij kunnen je daarbij vragen om je identiteit te bevestigen.

Hou er rekening mee dat sommige rechten begrensd zijn: gegevens die wij wettelijk moeten bewaren kunnen wij niet vroeger wissen, en gegevens die in het Belgisch Staatsblad zijn gepubliceerd kunnen wij niet uit die openbare bron verwijderen.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Cookies

Strikt noodzakelijke functionaliteit gebruiken we altijd: die laat de site en het aanvraagproces werken en bewaart je cookiekeuze. Daarvoor is geen toestemming nodig.

Daarnaast meten wij hoe de site gebruikt wordt, maar uitsluitend nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven via de cookiebanner. Weiger je, of maak je geen keuze, dan worden er geen analytische cookies geplaatst en meten we je bezoek niet. Wij gebruiken hiervoor:

• Google Analytics 4: bezoekersstatistieken (welke pagina's bekeken worden, via welke bron), met geanonimiseerd IP-adres.
• Google Tag Manager: het beheer van die meetcodes; deze plaatst zelf geen cookies.
• Microsoft Clarity: geanonimiseerde gebruiksstatistieken zoals scroll- en klikgedrag, om de site te verbeteren.

Wij gebruiken deze gegevens niet voor advertenties of profilering: de advertentiedoeleinden van Google staan permanent uitgeschakeld. Je kunt je keuze altijd herzien door de cookies van deze site in je browser te wissen; daarna verschijnt de banner opnieuw.

Wijzigingen aan dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening of de wetgeving verandert. De datum bovenaan toont altijd de meest recente versie; bij belangrijke wijzigingen informeren we je via de website.

Contact over privacy

Heb je vragen over dit privacybeleid of over je persoonsgegevens, contacteer ons dan via info@publicatie-belgisch-staatsblad.be of +32 56 61 56 53, of per post op Bloemistenstraat 11 bus 01, 8500 Kortrijk.