In België zijn vennootschappen wettelijk verplicht om bepaalde gegevens publiek te maken. Deze publicatieverplichtingen dragen bij aan de transparantie van het economische verkeer en zorgen voor rechtszekerheid voor derden.
In dit artikel ontdekt u welke documenten gepubliceerd moeten worden, via welke kanalen dat gebeurt, wat de deadlines zijn en welke gevolgen verbonden zijn aan het niet naleven van deze verplichtingen.
Wat moet een vennootschap publiceren?
Elke vennootschap moet gedurende haar levensloop diverse gebeurtenissen publiceren. De belangrijkste publicatieverplichtingen zijn:
1. Oprichtingsakte
Bij de oprichting van een vennootschap moet de oprichtingsakte binnen 30 dagen na ondertekening worden neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Deze wordt vervolgens gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
2. Statuten en statutenwijzigingen
Elke statutenwijziging (zoals wijziging van de zetel, het doel of het kapitaal) moet worden neergelegd en gepubliceerd. Dit geldt voor alle vennootschapsvormen.
3. Benoemingen en ontslagen van bestuurders
Elke benoeming, herbenoeming of ontslag van bestuurders of zaakvoerders moet worden gepubliceerd.
4. Jaarrekening
Vooral voor BV’s, NV’s en CV’s geldt dat zij hun jaarrekening jaarlijks moeten neerleggen bij de Nationale Bank van België (NBB). Afhankelijk van de grootte van de vennootschap kan dat via een verkort, volledig of microschema.
5. Ontbinding en vereffening
Ook de beslissing tot ontbinding en aanstelling van vereffenaars moet worden gepubliceerd, net als de afsluiting van de vereffening.
Waar worden publicaties gedaan?
De publicatie van vennootschapsinformatie gebeurt via verschillende kanalen:
Belgisch Staatsblad
Dit is het officiële kanaal voor publicatie van oprichtingsakten, statutenwijzigingen, benoemingen en ontbindingen. Deze publicaties zijn terug te vinden op ejustice.fgov.be.
Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)
Elke wijziging in de gegevens van een onderneming moet ook correct worden doorgegeven aan de KBO, die fungeert als het centrale register van Belgische ondernemingen.
Nationale Bank van België (NBB)
De jaarrekening wordt via het platform van de NBB elektronisch neergelegd en is daarna voor iedereen raadpleegbaar.
Termijnen en kosten Publicatie vennootschappen in België
Het is belangrijk dat publicaties tijdig gebeuren:
- Oprichtingsakte: binnen 30 dagen na ondertekening
- Statutenwijziging: binnen 30 dagen na beslissing
- Jaarrekening: binnen 7 maanden na afsluiting van het boekjaar, en uiterlijk 1 maand na goedkeuring door de algemene vergadering
Kosten voor publicatie in het Staatsblad variëren, bv. circa €233 voor oprichting (voor een BV), €133 voor een benoeming of wijziging (prijzen 2024). Voor neerlegging bij de NBB hangen de kosten af van het schema (bv. €70 voor een verkort schema).
Gevolgen van niet-naleving
Het niet of laattijdig publiceren van verplichte informatie kan ernstige gevolgen hebben:
- Bestuursaansprakelijkheid: bestuurders kunnen persoonlijk aansprakelijk worden gesteld bij schade aan derden.
- Niet-tegenwerpelijkheid: derden kunnen zich beroepen op het feit dat de niet-gepubliceerde wijziging niet geldig is.
- Boetes en sancties: de vennootschap riskeert administratieve boetes of dagvaardingen.
Verschillen per vennootschapsvorm
Niet elke vennootschap heeft dezelfde verplichtingen:
| Vennootschapsvorm | Jaarrekening vereist | Publicatie oprichting | Publicatie statutenwijziging |
|---|---|---|---|
| BV | Ja | Ja | Ja |
| NV | Ja | Ja | Ja |
| VOF | Soms | Ja | Ja |
| CV | Ja | Ja | Ja |
| Maatschap | Neen | Neen | Neen |
Praktische tips
- Werk met een notaris of jurist bij oprichting en belangrijke wijzigingen.
- Gebruik elektronische neerlegging via de e-depot of eGriffie toepassingen.
- Controleer regelmatig de gegevens in de KBO om fouten te vermijden.
- Plan tijdig de algemene vergadering zodat u de jaarrekening binnen de wettelijke termijn kunt neerleggen.
Meeste voorkomende vragen over publicatieverplichtingen in België
1. Moet ik als eenmanszaak ook iets publiceren?
Neen, eenmanszaken vallen niet onder de publicatieverplichtingen van vennootschappen.
2. Kan ik een publicatie corrigeren als er een fout in staat?
Ja, u kunt een rechtzetting laten publiceren. Dit moet zo snel mogelijk gebeuren.
3. Is publicatie in het Staatsblad hetzelfde als registratie in de KBO?
Neen, dit zijn aparte processen, hoewel vaak gekoppeld. Beide moeten correct gebeuren.
4. Wat als mijn vennootschap geen activiteiten meer heeft?
Dan moet u dit melden via een ontbinding en vereffening, inclusief Publicatie in het Belgisch Staatsblad.
5. Kan ik als bestuurder aansprakelijk worden voor een laattijdige publicatie?
Ja, als dit schade veroorzaakt aan derden, kunt u persoonlijk aansprakelijk worden gesteld.
Conclusie: Publicatie vennootschappen in België
Publicatieverplichtingen zijn essentieel voor de transparantie van het Belgische ondernemingslandschap. Door tijdig en correct te publiceren, voorkomt u juridische risico’s en waarborgt u de rechtsgeldigheid van beslissingen binnen uw vennootschap. Gebruik professionele begeleiding en digitale tools om deze verplichtingen efficiënt te beheren.
